Jeder, der einer geregelten Arbeit nachgeht, bekommt dafür auch einen Lohn ausgezahlt. Als Nachweis erhält man dafür in der Regel eine Lohnabrechnung.
Als Arbeitgeber:in haftet man nicht nur dafür, dass man den Arbeitnehmer:innen die ihnen zustehenden Lohn- oder Gehaltssummen ausbezahlt und die Lohnsteuern als auch Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführt. Man muss dazu noch bestimmte formelle Anforderungen bei der Erstellung der Lohnabrechnung beachten.
Man kann sich jetzt fragen, welche Anforderungen unter anderem an eine Lohnabrechnung gestellt werden und welche Angaben sowie Informationen eingehalten werden müssen?
Weiterhelfen könnte hier die Gewerbeordnung (§ 108 GewO). Darin wird zunächst einmal festgelegt, dass Unternehmen zu einer Erstellung von Lohnabrechnungen verpflichtet sind. Daraus müssen sowohl der Abrechnungszeitraum als auch die Zusammensetzung des Entgelts ersichtlich sein.
Gemäß dem Gesetz kann man auf das Ausstellen einer Lohnabrechnung allerdings dann verzichten, wenn sich nichts gegenüber dem Vormonat geändert hat. Dies bedeutet, dass dann die Bezüge, Sozialabgaben sowie abzuziehenden Steuern gleichgeblieben sind. Meistens ist aber in der Praxis zu bemerken, dass auch in so einem Fall am Monatsende eine Lohnabrechnung oder ein Gehaltszettel erstellt wird.
Gründe dafür sind, dass einerseits die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dies von ihren Arbeitgeber:innen erwarten und andererseits gehört die formvollendete und ebenso die korrekte Lohn-/Gehaltsabrechnung mit den vorgeschriebenen Angaben zu den Aufgaben einer professionellen Lohnbuchhaltung einfach mit dazu. Alleine schon deswegen, damit Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin im Falle einer späteren Nachforderung einen Nachweis zur Hand haben.
Man sagt, dass es keine rechtlichen Vorschriften gibt, die Unternehmen dazu zwingen könnten, eine Lohnabrechnung in Papierform auszustellen. Arbeitgeber:innen müssen nur auf die inhaltlichen Angaben der Lohnabrechnung achten. Demnach kann man auch eine Lohnabrechnung online übermitteln. Vom Inhalt her gibt es also keine Unterschiede zwischen einer klassischen sowie der digitalen Lohnabrechnung. Viele Unternehmen nutzen schon die Vorteile von Online-Lohnabrechnungen. Das kann zum Beispiel zu einer zeiteffizienten Verwaltung von Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte mit dazu gehören.
Zu den Vorteilen gehört auch, dass der Versand – im Vergleich zu der Papierform – nur wenige Sekunden dauert. Ebenso funktioniert die Erstellung der Dokumente schneller. Dies liegt daran, dass der Aufwand um die Zeit reduziert wird, die es sonst benötigt, um Dokumente auszudrucken und für den Versand fertig zu machen.
Die Inhalte von Entgeltabrechnungen sind in § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung festgelegt. Es ist egal, ob es sich um eine digitale Abrechnung oder eine in Papierform handelt. Es müssen mindestens folgende Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie über den Abrechnungszeitraum enthalten sein:
Was die Zusammensetzung des Lohns betrifft, sind in der Hauptsache Angaben zur Art sowie Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art sowie Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen als auch Vorschüsse zu machen:
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