Wie kann man Microsoft Teams effizient bei Meetings benutzen?

Vor allem die sogenannte Corona-Zeit brachte uns in die Not, effizienter mit Online-Tools zu arbeiten, damit man auch von zu Hause aus das Team stärken kann. Microsoft Teams wurde zu einem beliebten Tool, um im Home Office und im Büro mit anderen Kolleg:innen zu interagieren und Projekte, Arbeiten und mehr abzusprechen. Hinzu kommt, dass eben nicht nur Meetings einfacher mit Microsoft Teams abgehalten werden können, sondern dass auch echte Teamarbeit erfolgen kann, zum Beispiel durch das Teilen von Dateien mithilfe des Cloudspeichers.

Wer Microsoft Teams noch nicht nutzt, kann es in der kostenlosen (und abgespeckten) Version in aller Ruhe kennenlernen. Natürlich gibt es dort weniger Funktionen als in den Bezahl-Versionen, aber für ein Kennenlernen reicht es allemal aus.

Die Vorteile von Microsoft Teams

Die Vorteile von Microsoft Teams basieren auf der vereinfachten Kommunikation und der geteilten Arbeitswelt, wie zum Beispiel:

• Teilen von Bildschirmen und Inhalten, an denen gemeinsam gearbeitet wird – markieren, Emoji hinzufügen, Notizen machen
• Vorträge und Meetings können mit einer Live-PowerPoint noch angenehmer, interessanter und effektiver gestaltet werden; auch Excel kann zum Beispiel während eines Meetings miteinander genutzt werden
• für Webinare gibt es passende Tools, die bereits für die Registrierung genutzt werden können und den Ablauf vereinfachen (es gibt auch Live-Emoji bei den Webinaren)
• verschiedene Kanäle fürs Chatten bringen Ordnung in den Arbeitsalltag
• Dateien können freigegeben werden, sodass sie nicht mehr umständlich versendet werden müssen

Tipps zum effizienten Arbeiten mit Microsoft Teams

Microsoft Teams hat viele tolle kleine Funktionen, die das Chat- und Arbeitsleben vereinfachen können.

Mention & Kategorie-Funktion

Wie bei jedem Chat kann auch in Microsoft Teams eine @Mention-Funktion genutzt werden, um Mitglieder direkt anzusprechen. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, dass die jeweiligen Mitglieder in „Kategorien“ gegliedert werden. Wird im Chat dann diese Kategorie genannt, erhalten alle Mitglieder mit diesem Tag dann die Nachricht.

Lesezeichen & Ungelesen-Funktion

Um in den diversen Chats die Übersicht zu behalten, können einzelne Nachrichten als Lesezeichen gespeichert oder als „ungelesen“ markiert werden. Dadurch kann man immer wieder zu ihnen zurückspringen bzw. sich später mit der Nachricht beschäftigen.

Änderungen nachverfolgen in Word

Wenn Word-Dateien miteinander geteilt und an ihnen gearbeitet wird, ist es sinnvoll, die Funktion „Änderungen verfolgen“ zu verwenden, um potenzielle Änderungen auch später noch nachvollziehen zu können und nicht unzählige Versionen in der Cloud zu haben.

Apps nutzen

Man sollte alle Möglichkeiten ausschöpfen, um effektiv arbeiten zu können. Dazu zählen auch die vielen verschiedenen Apps, die zur Arbeitsumgebung mit Microsoft Teams gehören.

Polly lässt Sie verschiedene Umfragen & Abstimmungen erstellen, zum Beispiel, um Dokumente auszuwählen oder für das Weihnachtsessen das passende Restaurant zu finden.

Powell Teams bietet die Möglichkeit, Teams besser zu verwalten und so auch die Sicherheit zu erhöhen. Soziale Dinge werden mit der Option einer geplanten virtuellen Kaffeerunde gestärkt, das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen lässt sich einfacher ermöglichen, etc.

Management-Apps wie Trello, Asana, Microsoft Planer etc. lassen sich als eigene kleine App in Microsoft Teams nutzen.

Es gibt viele tolle Möglichkeiten, um Microsoft Teams als KMU, großes Unternehmen oder auch Verein oder wohltätige Organisation zu nutzen. Die Effektivität steht dabei an erster Stelle – es geht darum, ortsunabhängig und mobil die Software gewinnbringend zu nutzen.