Als Projekt wird ein einmaliges Vorhaben bezeichnet, um unter Berücksichtigung von bestimmten Vorgaben ein definiertes Ziel zu erreichen. Die Vorgaben können dabei unter anderem Zeit, personeller und materieller Aufwand sowie Qualität sein. Nun kennt jeder komplett aus dem Ruder gelaufene öffentliche Projekte – wie etwa den Bau eines Flughafens – aus den Nachrichten. Aber viele werden auch im Unternehmen schon von beinahe oder auch komplett gescheiterten Projekten, etwa in Organisation oder IT gehört haben. Könnte eine Softwarelösung das verhindern?
Im Idealfall sollte eine Projektmanager Software dabei helfen, ein Projekt realistisch zu planen, Risiken und Probleme möglichst frühzeitig zu erkennen und den Projektfortschritt jederzeit transparent zu machen. In der Regel sind es ständig veränderte Rahmenbedingungen, unklare Zieldefinitionen oder mangelnde Unterstützung durch wichtige Stakeholder, die ein Projekt an den Rand des Scheiterns oder darüber hinausbringen. Daran kann eine Software nichts ändern, sie sollte die Probleme aber sichtbar machen können. Was muss eine Projektmanager Software dazu können?
Auch wenn nach einem beliebten Zitat Planung nichts weiter ist als “das Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum”, so ist sie doch der Dreh- und Angelpunkt im Projekt. Dabei geht es um Zeit- und Terminplanung sowie deren grafische Visualisierung in Form von Netzplan- oder Gantt-Diagrammen. Gerade für komplexe Projekte wie etwa eine ERP-Entwicklung oder -Einführung ist ein Ansatz mit Unterprojekten und deren Verdichtung zu einem Gesamt-Plan essenziell, um die Komplexität schrittweise verringern zu können. Die Definition von Meilensteinen ist für die Projekt-Kontrolle ein entscheidender Faktor.
In den wenigsten Projekten sind alle Ressourcen permanent verfügbar. Mitarbeiter haben neben der Tätigkeit im Projekt auch Aufgaben in der Organisation, und wichtige Spezialisten sind häufig in den verschiedenen Projekten gleichzeitig gefragt. Um das berücksichtigen zu können, muss die Softwarelösung eine entsprechende Funktionalität zur Verwaltung der Auslastung aller Ressourcen anbieten.
Als Ergebnis der Planung und dem Verlauf des Projektes gibt es eine Vielzahl von einzelnen Aufgaben, die von einem oder mehreren Mitarbeitern gemeinsam bearbeitet werden müssen. Jede dieser Aufgaben durchläuft mehrere Schritte, es gibt viele Abhängigkeiten und damit unter Umständen Blockaden anderer Aufgaben. Hier über den gesamten Produktlebenszyklus den Überblick zu bieten, gehört wohl zu den wesentlichsten Aspekten einer guten Projektmanagementlösung.
Dafür gibt es die sogenannte Collaboration Software, welche die Zuteilung von Aufgaben, die Fortschreibung des Status, die Abhängigkeiten von Aufgaben untereinander inklusive der Art der Abhängigkeit steuert und überwacht. Mittels definierter Workflows können Prozesse automatisiert werden, um die Steuerung zu vereinfachen. In vordefinierten Dashboards kann jeder Mitarbeiter im Projekt sehen, welche Aufgaben für ihn und sein Team gerade in Arbeit, offen oder abgeschlossen sind. Dadurch wird sowohl für das gesamte Team als auch für das Projektmanagement eine hohe Transparenz hergestellt, die für die Steuerung des Projektes notwendig ist.
Obwohl es nicht zu den Kernfunktionen einer Projektmanager Software zählt, ist ein zentrales Dokumenten-Management mit Versionsverwaltung und guten Suchfunktionen für den Erfolg eines Projektes enorm wichtig. Wenn das Wissen der Projektmitarbeiter nicht zu jedem Zeitpunkt auf dem gleichen Stand ist, ergeben sich zwangsläufig Fehler. Ein DMS gehört in der Regel nicht zum Umfang einer Projektmanagementlösung. Das Unternehmens-Intranet / Wiki sollten aber genutzt werden.
Da Projekte in der Regel mit Zeit- und Kostenbudget ausgestattet sind, ist eine aktuelle Verfolgung der laufenden Ausgaben, was Zeit und Kosten betrifft, wichtige Aufgabe des Projektmanagers. Da Zeiterfassung meistens in anderen Systemen läuft, ist eine Schnittstelle hilfreich. Häufig werden auch ERP-Systeme oder auch einfach nur Tabellenkalkulation für das Controlling benutzt. Das erfordert allerdings einen höheren Aufwand.
Wenn es darum geht, eine Anzahl von Projekten gleichzeitig zu managen, ist eine PPM-Software sinnvoll. Damit können die einzelnen Projekte im Unternehmen verglichen und die wichtigen Projekte identifiziert werden.
Eine Softwarelösung für das Projektmanagement sollte sich problemlos in vorhandene IT-Strukturen einfügen. Einfache Anbindung an das im Unternehmen genutzte E-Mail-Programm gehört ebenso dazu wie an ein bereits genutztes Team-Collaboration-Tool und Aspekte der Sicherheit der IT-Umgebung. Auch ein vorhandenes ERP-System – für die Anbindung von Ressourcenverwaltung und Controlling – sollte berücksichtigt werden.
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