Das ungeliebte Kind – die Rechnungsablage

Schon die Sumerer schlugen sich vor rund 5.500 Jahren mit Rechnungsbelegen herum. Dies beweisen ausgegrabene Tontafeln aus dem südlichen Mesopotamien, auf denen unter anderem verzeichnet ist, wie viel Brot und Bier ein Händler an seine Kundschaft lieferte. Auch wenn diese Tontafeln mit ihrer Keilschrift nicht sehr handlich waren, so überdauerten sie immerhin jegliche damals vielleicht schon bestehende Aufbewahrungsfrist. Vermutlich war aber auch schon zu dieser Zeit die Rechnungsablage ein buchhalterischer Vorgang, der eben sein musste, aber wohl kaum zu den Lieblingsbeschäftigungen der damaligen Kaufleute gehörte. Daran hat sich bis ins 21. Jahrhundert nichts geändert, wobei heute immerhin die wichtige Rechnungsprüfung in die Hände von Profis gelegt werden kann, die das gerne machen.

Was sich aber zumindest teilweise geändert hat, ist das Format der Rechnungsbelege. Immer mehr liegen in digitaler Form vor. Doch noch lebt die Geschäftswelt gewissermaßen in einer Zwischenstufe mit analogen und digitalen Rechnungen. Dies gilt gleichermaßen für Quittungsbelege. Im besten Fall werden die analogen Belege schnellstmöglich in eine digitale Form überführt und mittels Dokumentenmanagementsoftware gleich auch noch richtig zugeordnet. Doch genau hier, an dieser Schnittstelle von Analog zu Digital, die einer Handlung bedarf, hapert es oft.

So einfach und leicht wie nur möglich

Die Digitalisierung von Belegen in Papierform war in ihren Anfängen mit recht hohem zeitlichen Aufwand verbunden. Zum einen aufgrund von OCR-Software, die nicht immer alle Daten korrekt umsetzte, was bedeutete, dass jeder Vorgang einer händischen Nachkontrolle bedurfte. Zum anderen durch die Bedienung von Flachbett- oder Trommelscannern, die gewissermaßen „gefüttert“ werden mussten. Überdies waren dies nur die rein technischen Vorgänge, denen die Zuordnung der Belege in die Buchhaltungssoftware folgte, natürlich durch den Menschen.

Inzwischen haben sich Hard- wie Software beträchtlich weiterentwickelt. So besitzt selbst eine nur durchschnittliche Kamera eines Smartphones eine so gute Auflösung, dass sich damit problemlos analoge Belege gestochen scharf abfotografieren lassen. Ebenso hat die OCR-Software Fortschritte gemacht und ist inzwischen sogar in der Lage, Handschriften zu erkennen, zumindest die meisten.
Wo immer nun analoge Belege anfallen, können diese sofort in ein digitales Dokument überführt werden.

Die gesamte Buchhaltung auf dem Handy?

Zumindest kann das Smartphone der Aufnahme und der Weiterleitung digitalisierter Belege dienen. Die gesamte Buchhaltung auf dem Gerät durchzuführen, birgt doch gewisse Risiken. Der Diebstahl oder auch nur das Herabfallen des Handys kann zu unwiederbringlichen Datenverlusten führen. Die Buchhaltungssoftware sollte auf einem Rechner im Unternehmen installiert sein, im besten Fall durch ein automatisch durchgeführtes Backup abgesichert. Dorthin gilt es, die vom Handy aufgenommenen und umgewandelten Belege zu senden.

Je nach eingesetzter Software ist an diesem Punkt das durch den Menschen erforderliche Handeln abgeschlossen. Kurz zusammengefasst: über eine auf dem Handy installierte App den Beleg abfotografieren und versenden, das war es. Viel einfacher geht es kaum. Das müsste eigentlich ausreichen, jeden inneren Schweinehund zu überwinden, der da leise flüstert: „Die Belege kann ich auch noch später erledigen“. Gute Software verlangt noch nicht einmal eine zeitliche Zuordnung, solange auf dem jeweiligen Beleg ein Erstellungsdatum ersichtlich ist. Bis nun endgültig alle analogen Formen von Belegen aus dem geschäftlichen Verkehr verschwunden sind, ist diese Lösung der Durchführung von Rechnungsablagen kaum zu toppen.