Ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin, der bzw. die Ihr Unternehmen verlässt, hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Bei der Erstellung dieses wichtigen Dokuments gibt es viel zu beachten: Formalitäten, Aufbau und Leistungsbeurteilung. Erfahren Sie, was Sie als Arbeitgeber/in über ein Arbeitszeugnis wissen müssen.
Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in Paragraf 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) festgeschrieben. Weitere Vorschriften finden sich in den Paragrafen 73 HGB, 109 GewO, 133 GewO und 8 BbiG. Aus den Rechtsvorschriften geht hervor, dass ein Arbeitszeugnis wahr und wohlwollend formuliert sein muss. Außerdem unterscheidet das Gesetz zwischen einem einfachen Arbeitszeugnis und einem qualifizierten Zeugnis.
Ein einfaches Zeugnis ist die Mindestanforderung. Im einfachen Zeugnis werden lediglich die Dauer und Art der Tätigkeit sachlich benannt. Auf Verlangen des Mitarbeiters ist ein qualifiziertes Zeugnis zu erstellen. Dieses beinhaltet auch Angaben zur Leistung und zum Verhalten des ausgeschiedenen Mitarbeiters.
Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass ein Arbeitszeugnis in Papierform zu erstellen und auszuhändigen ist. Ein digitales Arbeitszeugnis ist nicht zulässig. Als Zeugnispapier sollte das Firmenpapier genutzt werden. Die Länge des qualifizierten Zeugnisses sollte zwischen einer und zwei DIN-A4-Seiten liegen. Der Aufbau besteht aus folgenden Komponenten:
Und für das qualifizierte Arbeitszeugnis zusätzlich:
Der Aufbau und die Vollständigkeit eines Arbeitszeugnisses sind sehr wichtig. Formfehler darf der ausgeschiedene Angestellte monieren und eine Ausbesserung verlangen. Im Zweifel wird das Arbeitszeugnis sogar vor dem Arbeitsgericht verhandelt. Wenn Sie sich bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen unsicher fühlen, gibt es Hilfe von professionellen Anbietern. Hilfreiche Produkte, die die Erstellung von Arbeitszeugnissen erleichtern, sind auf der Website von Haufe zu finden.
Die größte Herausforderung an einem Arbeitszeugnis ist mit Sicherheit die inhaltliche Formulierung der Leistung und des Verhaltens. Sie nehmen bei der Formulierung eine Leistungsbeurteilung vor, die wahr und wohlwollend ausgedrückt sein muss. Rund um die Formulierung im Arbeitszeugnis haben sich regelrechte Geheimcodes entwickelt. Denn offene Kritik darf nicht in das Arbeitszeugnis. Die Bewertung ist daher hinter immer positiv klingenden Sätzen versteckt. Viel Bedeutung kommt dabei der abschließenden Gesamtbeurteilung zu. Diese steckt in der Regel in dem Satz
“Der Arbeitnehmer hat die ihm übertragenen Aufgaben
erfüllt.“
Dahinter steht jeweils eine Benotung nach dem Schulsystem. Diese wird im Arbeitszeugnis natürlich nicht angegeben. Die Note 6 (ungenügend) verbirgt sich hinter der Gesamtbeurteilung “Der Arbeitnehmer hat sich bemüht die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.“
Die Beendigungsformel
Es ist üblich im Arbeitszeugnis aufzuführen, warum das Arbeitsverhältnis endet. Geht der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin auf eigenen Wunsch, so wird hier häufig geschrieben: “Frau XY verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch.” Auch eine Trennung im gegenseitigen Einvernehmen oder eine Beendigung aus betrieblichen Gründen kann angegeben werden. Insbesondere bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist es dem Arbeitnehmer aber nicht unbedingt zum Vorteil, wenn der Beendigungsgrund angegeben wird. Er darf daher verlangen, dass diese Angabe entfällt.
Als Arbeitgeber/in sprechen Sie mit diesem Satz Ihren Dank und Ihr Bedauern des Ausscheidens aus. In einem zweiten Satz wünschen Sie dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin für die berufliche und persönliche Zukunft alles Gute. Insbesondere wenn der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch Ihr Unternehmen verlässt und Sie mit seiner Leistung zufrieden waren, sollten Sie diese Formel nicht vergessen. Eine fehlende Formel drückt dagegen aus, dass Sie sich nicht im Guten getrennt haben.
Bitte nicht!
Auf keinen Fall dürfen in ein Arbeitszeugnis persönliche Angaben zu Krankheiten, Behinderungen, persönlichen Verhältnissen oder unsachliche Kommentare.
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