Der Trend zeichnet sich schon länger ab, doch durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Ausgangsbeschränkungen hat er nochmal einen regelrechten Schub erfahren: die Rede ist vom dezentralen Arbeiten im Unternehmen über moderne Informationstechnologie. Inzwischen hat eigentlich jede:r ein geeignetes Endgerät im Besitz, um auch von zu Hause aus über das Internet arbeiten zu können – für die meisten ist das der traditionelle Desktop-PC, aber auch Tablet, Smartphone, Laptop und Co. können sich dafür eignen. Dieser Artikel bietet Ihnen Tipps, wie Sie dafür sorgen können, dass beim dezentralen Arbeiten im Homeoffice nicht übermäßig viel Zeit dafür verschwendet wird, alles zum Laufen zu kriegen.
Wenn Ihre Mitarbeiter:innen von zu Hause aus arbeiten sollen, muss Ihr Unternehmen als zentraler Hub bzw. Knotenpunkt für alle Kommunikationsströme fungieren (oder einen solchen Knotenpunkt verbindlich für alle Beteiligten angeben). Konkret kann es sich dabei zum Beispiel um einen Server handeln, über den Mailverkehr, Projektarbeit und Meetings abgehalten und gespeichert werden. Aber auch ein zentraler Support ist wichtig. “Zentral” meint dabei nicht den physischen Sitz der IT-Abteilung, sondern die Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter:innen und Sie. Dank der blitzschnellen digitalen Datenübertragungsmöglichkeiten kann das IT-Systemhaus in Hamburg ebenso wie in Berlin, München, Wiesbaden oder Leipzig sein – einen praktischen Unterschied wird das für Sie kaum machen.
Ebenso wichtig ist die Wahl der richtigen Software für die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Folgende Merkmale sollte Ihre favorisierte Software idealerweise mitbringen:
Es kann empfehlenswert sein, die Mitarbeitenden aktiv in die Entscheidung für eine bestimmte Software einzubeziehen, schließlich werden diese später ja auch regelmäßig damit arbeiten müssen. Viele Programme bieten eine zeitlich beschränkte Testphase an, in der Sie sich von der Software überzeugen können, ehe Sie sie kaufen. Tipp: Auch kostenlose Software kann häufig mit kostenpflichtigen Programmen mithalten – und Ihnen bares Geld sparen!
Sobald die digitale Infrastruktur für das dezentrale Arbeiten in Ihrem Unternehmen steht, gibt es nur noch einen Faktor, der das Vorhaben nachhaltig stören kann – und das sind wir Menschen selbst. Prokrastination, mangelnde Kompetenz und Unkoordiniertheit verschlingen mitunter wertvolle zeitliche Ressourcen. Darum macht es oft Sinn, für alle Mitarbeitenden feste Regeln und Routinen einzuführen.
Dazu können beispielsweise regelmäßige (tägliche oder wöchentliche) Meetings zählen, bei denen alle Beteiligten einander über Zwischenstände und Etappenziele informieren können. Auch das Schreiben eines kurzen täglichen Berichts über die eigene Tätigkeit kann dabei helfen, konzentriert bei der Sache zu bleiben und sich mit anderen abzustimmen. Eine Regel vor Videokonferenzen kann lauten, dass alle Teilnehmenden im Vorfeld Kamera und Mikrofon überprüfen sollen, um im Meeting keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Eine feste Regelung zur Frage, ob man im Meeting die Webcam einschalten soll oder nicht, wird von den meisten Mitarbeitenden begrüßt.
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