Mehr Effizienz im Arbeitsalltag – das wünschen sich viele Start-ups. Mit der digitalen Zeiterfassung gelingt es Unternehmen langfristig, die Arbeitseffizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Was versteht man unter der digitalen Zeiterfassung? Und welche Vorteile bietet die Softwarelösung konkret? Dieser Artikel liefert Antworten!
Wie viel Zeit kostete die Erfüllung einer spezifischen Aufgabe in der Vergangenheit? Konnte das Auftragsvolumen bewältigt werden? Beide Fragen dienen dazu, die Kosten und den Gewinn eines Unternehmens zu kalkulieren und Prognosen auf Basis von Zeitwerten aus der Vergangenheit zu treffen.
Insbesondere Start-ups verlieren hier jedoch häufig den Überblick, indem Excel-Listen auf Papier verloren gehen oder Mitarbeiter nicht dazu angehalten werden, ihre Arbeitszeit minutiös zu dokumentieren.
Die Arbeitszeiterfassung umfasst die gesamte Datenerfassung der Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer eines Unternehmens. Dabei dient die Arbeitszeiterfassung nicht der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern deren Schutz. Denn der Arbeitgeber trägt die Fürsorgepflicht und ist folglich dazu angehalten, stets den Überblick über die jeweiligen Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu behalten und die systematische Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten.
Bei der digitalen Arbeitszeiterfassung erfolgt die Datenerfassung nicht länger auf Papier oder über eine Stempeluhr, sondern über eine Softwarelösung mit einer automatischen Übertragung und Automatisierung in Echtzeit. Durch die übersichtliche und strukturierte Darstellungsweise erhält das Personalwesen so einen detaillierten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Urlaubsplanungen und Resturlaubsansprüche.
Die digitale Zeiterfassung ermöglicht die tätigkeitsbezogene Erfassung der Arbeitszeit. So wird die Projektplanung erleichtert, Leerläufe vermieden und Arbeitsstrukturen optimiert.
Dabei schätzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vorfeld ein, wie viel Zeit sie für die Erfüllung einer spezifischen Aufgabe benötigen und führen diese aus. Im Anschluss daran wird geprüft, ob die geschätzte Zeit der realen Arbeitszeit entspricht. Im Nachgang lässt sich so genauer vorhersagen, wie viel Zeit eine spezielle Dienstleistung erfordert.
Zeit ist Geld und wer die Arbeitszeit nicht minutengenau dokumentiert, macht weniger Arbeitszeit beim Kunden geltend, als er tatsächlich geleistet hat. Gleichzeitig fallen so unter Umständen Überstunden unter den Tisch oder werden von Mitarbeitern nicht vermerkt.
Nach Beendigung eines Projekts lässt sich dann selten nachvollziehen, wie viel Arbeitszeit tatsächlich geleistet wurde. Bei der digitalen Zeiterfassung profitieren Start-ups von der Möglichkeit, die Arbeitszeit projektbezogen zu erfassen und dem Kunden somit die tatsächliche Arbeitszeit in Rechnung zu stellen.
Viele Menschen fertigen zu Beginn ihres Arbeitstages eine To-do-Liste an, bei der sie die Aufgabenfelder nach Prioritäten ordnen. Eine digitale To-do-Liste hat gegenüber einer Liste auf Papier den Vorteil, dass die Aufgaben strukturiert, kategorisiert und mit dem dazugehörigen zeitlichen Aufwand vermerkt werden können. Dabei wird die Gefahr reduziert, sich zu verzetteln und die Arbeitszeit nicht effizient einzuteilen. Das wiederum spart Kosten.
Start-Ups verlieren bei Projekten genau dann den Überblick, wenn der Kunde Änderungswünsche äußert, die mit einem höheren Arbeitsaufwand einhergehen, oder neue Wünsche vorträgt, die zuvor nicht eingeplant waren.
In diesen Fällen eignet sich ein digitales Zeiterfassungssystem, das den Arbeitsaufwand minutengenau darstellt und Änderungen lückenlos dokumentiert. So erhält nicht nur das Start-up die Chance, die geleisteten Überstunden in Rechnung zu stellen, sondern der Kunde erlangt einen transparenten Überblick über alle Kosten, die mit dem Projekt in Verbindung stehen. Das führt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
In vielen Unternehmen finden sich immer noch Papierstapel auf den Schreibtischen der Mitarbeiter. Der Nachteil: Wer viele einzelne Zettel verwendet, verliert schnell den Überblick und muss Dokumente bei Bedarf suchen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern gleichzeitig mit einem hohen Stresslevel verbunden.
Wer dagegen alle Dateien in einer digitalen Dokumentenverwaltung mittels einer Software hinterlegt, kann diese nicht nur auftragsbezogen ablegen, sondern auch bei Bedarf innerhalb weniger Minuten ausfindig machen. Weiterhin gehen keine Dokumente mehr verloren.
Der Zugriff auf das System ist klar geregelt, sodass die Zuständigen mit Zugriffsrechten ausgestattet werden, während die anderen Mitarbeiter keinen Einblick in die Dokumente erhalten.
Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet einen übersichtlichen Überblick über die Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters mittels einer Software. Start-ups profitieren von einer Prozessoptimierung und Arbeitserleichterung, der minutengenauen Arbeitszeiterfassung, mehr Effizienz und Flexibilität sowie der Abschaffung der Zettelwirtschaft.
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