Grundsätzlich lässt sich sagen, dass eine Lohn- und Gehaltsabrechnung in zwei Teile, den Kopfteil und den Hauptteil, aufgeteilt ist: Im Kopfteil der Lohnabrechnung sind Informationen wie beispielsweise Name und Anschrift des Arbeitsgebers, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, die Versicherungsnummer, die Steuerklasse sowie die Steuer-ID des Arbeitnehmers, der Beginn und, falls bekannt, das Ende der Beschäftigung sowie der Zeitraum der Bescheinigung angegeben.
Der Hauptteil der Lohnabrechnung beinhaltet das Bruttogehalt, die Sachbezüge beziehungsweise Sonderleistungen, die ausgezahlt werden, die vermögenswirksamen Leistungen, gegebenenfalls den Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, Steuerfreibeträge, sowie den Kirchensteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers, persönliche Abzüge, Aufwandsentschädigungen und den Auszahlungsbetrag.
Die Ausstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung zählt zu den Pflichten jedes Arbeitgebers. Die gesetzlichen Grundlagen basieren auf drei wichtigen Gesetzen beziehungsweise Verordnungen:
Die einzelnen Lohnberechnungen erfolgen nach einem bestimmten Schema. Zunächst werden Zuschläge sowie weitere Bezüge auf das Brutto-Gehalt addiert. Die dann entstehende Summe wird als “Steuer- und Sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt beziehungsweise Bruttolohn” bezeichnet. Von dieser Summe werden anschließend zahlreiche Abzüge subtrahiert, wie sämtliche Steuer- und Versicherungsbeiträge. Daraus entsteht das sogenannte “Nettogehalt” beziehungsweise der “Nettolohn”, von dem nun vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers, Vorschüsse, Sachbezüge und weitere Bezüge abgezogen werden.
Daraus ergibt sich schließlich der auszuzahlende Betrag.
Rechts oben auf einer Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die Arbeitnehmerdaten angegeben. Dazu zählen persönliche Daten, wie Personalnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer sowie gegebenenfalls die Konfession des Arbeitnehmers. Außerdem ist dort die Lohnsteuerklasse, der Name der Krankenversicherung sowie Kinderfreibeträge und weitere Freibeträge aufgelistet. Zudem befindet sich der Name und die Anschrift des Arbeitnehmers sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers im Briefkopf.
Die Hinweise zur Abrechnung befinden sich unmittelbar unter dem Briefkopf und beinhalten die interne Kostenstelle, den Stunden-, Monats- und oder Tariflohn sowie die wöchentlichen Arbeitsstunden des Arbeitnehmers. In dem Fall einer Arbeitsunterbrechung durch Langzeiterkrankung, Elternzeit oder Ähnliches, werden auch diese Informationen an dieser Stelle notiert.
Die Bruttobezüge werden unter den oben genannten Hinweisen zur Abrechnung in Form einer Tabelle dargestellt. Hier wird eine Zusammensetzung des Bruttolohns durch Stundenlohn, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Sachbezugswerte oder Feiertagszuschläge aufgestellt.
Aus den genannten Angaben entsteht das Gesamt-Bruttogehalt.
Unterhalb der Bruttobezüge werden die Steuern und die Sozialversicherung im gleichen Format und in derselben Tabelle dargestellt wie die oben beschriebenen Bruttobezüge. Die Höhe der Lohnsteuern ist vom Verdienst und den steuerlichen Freibeträgen abhängig. Grundsätzlich ist der persönliche Steuersatz umso höher, desto höher das eigene Einkommen ist.
Unter den sozialversicherungsrechtlichen Abzügen werden Abgaben zur Sozialversicherung, also der Krankenversicherung, der Rentenversicherung, der Arbeitslosenversicherung und der Pflegeversicherung eingetragen. Die Hälfte dieser Beträge werden vom Arbeitnehmer bezahlt, während die andere Hälfte der Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden.
Ebenfalls in derselben Tabelle wird ganz unten der Nettobetrag aufgeführt, der dem Arbeitnehmer schließlich ausgezahlt wird. Möglich ist zudem die Angabe der Bankverbindung am Ende der Seite. Dies ist aber nicht zwingend notwendig und somit von der Gehaltsabrechnung abhängig.
Am Ende der Abrechnungen sind die Fußnoten aufgeführt, die die verwendeten Abkürzungen ausgeschrieben darstellen und somit für den Arbeitnehmer verständlicher machen.
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