Vielen ist der Unterschied zwischen einer Lohn- und Gehaltsabrechnung unbekannt. Als Gründerin oder Gründer mit Angestellten müssen Sie die richtige Entgeltabrechnung kennen, um die Arbeitsleistung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers zu entlohnen. In der modernen Unternehmensverwaltung nutzen Arbeitgeber eine Lohnsoftware, bzw. Lohnprogramme, die bei der Erstellung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung hilft.
Abhängig von der Branche, in der Arbeitgeber tätig sind, vereinbaren Sie mit ihren Angestellten einen Lohnausgleich für die erbrachte Arbeitsleistung. Die Höhe des zu entrichtenden Lohnes wird oft zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften vereinbart. In dem Fall handelt es sich um einen Tariflohn, der auf einen gesetzlichen Mindeststundenlohn basiert. Als Gründerin oder Gründer sollten Sie deshalb die Mitgliedschaft in einem Arbeitgeberverband prüfen, um Ihre Interessen als Arbeitgeber gegenüber der Gewerkschaft vertreten zu lassen.
Die Angestellten werden bei einem Lohn ausschließlich nach der erbrachten Stundenleistung entlohnt. Als Arbeitgeber legen Sie mit Ihren Angestellten die monatliche Mindeststundenleistung fest. Überstunden werden bei der Lohnabrechnung zusätzlich entlohnt, was dazu führt, dass der monatliche Lohn variiert.
Lohnprogramme sind ein wichtiges Instrument, um die Lohnabrechnung nach den rechtlichen Vorgaben zu erstellen. Sie müssen bei der Lohnabrechnung nur alle relevanten Daten der erbrachten Arbeitsleistung eintragen und die Steuerklasse sowie Freibeträge berücksichtigen. Das Programm errechnet den zustehenden Brutto- und Nettolohn für den festgelegten Abrechnungszeitraum.
Im Vergleich zur Lohnzahlung werden Angestellte nicht nach der erbrachten monatlichen Stundenzahl entlohnt. Unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden erhalten die Angestellten stets das vereinbarte Grundgehalt. Dennoch kann der Auszahlungsbetrag monatlich variieren. Einerseits kann sich die Steuerklasse durch den Familienstand ändern oder Freibeträge hinzukommen oder wegfallen. Andererseits können Sie Ihren Angestellten Boni zahlen, die den Auszahlungsbetrag beeinflussen.
Erhalten Ihre Angestellten Urlaubs- und Weihnachtsgeld, so verändert sich die Höhe des Gehalts in den jeweiligen Monaten. Es reicht also nicht, dass Sie bei der Gehaltsabrechnung nur den Abrechnungszeitraum ändern, sondern Sie müssen die Gehaltsabrechnung monatlich individuell erstellen.
Bindend für Arbeitgeber ist der § 108 der Gewerbeordnung. Demnach ist den Angestellten monatlich eine Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung in Papierform auszustellen. In moderner Form kann die Lohn- oder Gehaltsabrechnung auch digital übermittelt werden. Sie muss also nicht mehr zwingend ausgedruckt und per Post verschickt werden. Durch die digitale Lohn- oder Gehaltsabrechnung sparen Sie als Unternehmer wichtige Ressourcen.
Bevor Sie die Lohn- oder Gehaltsabrechnung Ihren Angestellten übermitteln, sollten Sie diese ein letztes Mal auf ihre Richtigkeit prüfen. Lohnprogramme können nur dann eine korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen, wenn die manuelle Eingabe der Daten ordentlich erfolgt.
Der genaue Unterschied liegt in der Auflistung der einzelnen Posten der Abrechnungsformen. Während sich bei der Lohnabrechnung bereits das monatliche Grundgehalt aufgrund der geleisteten Arbeitsstunden ändert, ist der Posten bei der Gehaltsabrechnung gegenüber dem Vormonat unverändert. Der Posten “Überstunden” wird nur auf einer Lohnabrechnung aufgeführt, nicht aber auf einer Gehaltsabrechnung. Bei einer Gehaltsvereinbarung sind die Anzahl der geleisteten Stunden unabhängig von der Gehaltshöhe. Abrechnungsposten wie Bonuszahlungen, Sondervergütungen, Fahrtkostenpauschale und andere können sowohl auf einer Lohn- als auch Gehaltsabrechnung aufgeführt werden.
Um Fehler zu vermeiden, empfehlen Steuerberater Lohnprogramme, die mit hilfreichen Tools ausgestattet sind. Sie verschaffen eine transparente Übersicht aller Abrechnungsposten und Abrechnungszeiträume. Ordentliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind für Steuerberater bei der Erstellung der jährlichen Unternehmens-Steuerabrechnung unverzichtbar. Nicht zuletzt sind Lohnprogramme ein unverzichtbares Medium, um die richtigen Zahlen für die Liquiditätsplanung des Unternehmens im Rahmen der Personalkosten zu liefern.
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