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Mitarbeitern Gutes tun! Was ist eine Sachzuwendung?

Zwei Personen sitzen am Schreibtisch und reden über ihre Notizen



Die Sachzuwendung als Alternative zur Gehaltserhöhung

Will man als Unternehmer seine Mitarbeiter belohnen oder positive Anreize setzen, kann man natürlich Gehälter erhöhen oder Sonderzahlungen einmalig leisten. Dabei bleibt dem Angestellten jedoch oft nur die Hälfte übrig nach Abzug von Steuer und Sozialabgaben. 

Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, gute Leistungen zu honorieren, die in manchen Fällen sogar steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Bei Sachzuwendungen kommt im Regelfall beim Begünstigten mehr an als bei einer geldlichen Zuwendung oder Gehaltserhöhung. 

Will man als Unternehmer seine Mitarbeiter über Sonderleistungen motivieren und ihre Identifikation mit dem Unternehmen stärken, sollte geprüft werden, welche Optionen an Sachzuwendungen in Frage kommen, bei denen Steuervergünstigungen optimal ausgeschöpft werden können. 

Als Alternative zur Gehaltserhöhung können Sachzuwendungen in Ersatz treten, die im günstigsten Fall sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter finanzielle Vorteile bedeuten können, da hier evtl. auf beiden Seiten keine Steuer oder Sozialabgaben abzuführen sind.

Sachzuwendungen können also durchaus sinnvoll sein, sie verlangen jedoch eine besondere Dokumentation im Unternehmen.

Was ist eine Sachzuwendung und wann ist sie steuerfrei? 

Bei einer Sachzuwendung handelt es sich zunächst einmal um jede Art von Waren oder Dienstleistungen, die Arbeitnehmer zusätzlich zu ihrem Gehalt vom Unternehmen erhalten. Dies können z. B. Gutscheine für bestimmte Waren sein, Tankgutscheine oder Tickets für Veranstaltungen etc. 
Dies kann ein Unternehmer in einer Höhe bis zu 44 Euro pro Monat und Mitarbeiter ausschöpfen. Die Freigrenze bis 44 Euro pro Monat beinhaltet dann die Summe aller Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer und ist dann von der Steuer befreit und auch sozialversicherungsfrei. Überschreitungen des Freibetrages sind nicht zulässig, in diesem Fall muss der Arbeitgeber den vollen Wert der Sachzuwendung sowohl versteuern als auch Sozialabgaben hierfür zahlen. 

Um die Grenze der 44 Euro für die Sachzuwendung einzuhalten, hat der Arbeitgeber bei größeren Zuwendungen auch die Möglichkeit, eigene Zuzahlungen nach § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG zu leisten. Bei einem Unterschreiten des 44 Euro Freibetrages kann jedoch die Differenz nicht übertragen werden auf einen anderen Monat. 


Die unterschiedlichen Sachzuwendungen und ihre speziellen Problematiken 

Mitgliedschaften und Jahresbeiträge

Beliebte Sachzuwendungen sind z. B. die Übernahme der Jahresbeiträge von Mitgliedschaften in einem Fitnessstudio oder sonstigen Sportverein. Hier werden oft seitens des Unternehmens Rahmenverträge mit Sportanbietern geschlossen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, eine vergünstigte Mitgliedschaft wahrzunehmen.
Oftmals zahlen die Mitglieder einen bestimmten Eigenanteil und der Arbeitgeber gibt dann einen Beitrag hinzu, der im Rahmen der Freigrenze von 44 Euro monatlich liegt. Diese Vorgehensweise wurde in Urteilen als monatlicher, geldwerter Vorteil unterhalb der Freigrenze bewertet, der sowohl von der Steuer befreit als auch sozialversicherungsfrei ist. Allerdings wurde hier vorausgesetzt, dass die Mitgliedschaften auch monatlich kündbar waren. 

Fahrten zum Arbeitsplatz – das Job-Ticket, steuerfrei ab 2019 

Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln dürfen Unternehmen Monats- oder Jahreskarten kostenfrei oder verbilligt zur Verfügung stellen. Dieses Job-Ticket kann dann steuerfrei und sozialabgabenfrei sein, wenn es als zusätzliche Sachzuwendung gewährt wird. Dabei sind auch die privaten Fahrten der Arbeitnehmer abgedeckt. Die steuerfreie Zuwendung mindert allerdings für den Arbeitnehmer die abzugsfähige Entfernungspauschale. 

Cafeteria voller Menschen



Zuschuss zu den Mahlzeiten

Zuschüsse zur Verpflegung sind beliebt und weit verbreitet. Vielfach werden sie über den Betrieb einer unternehmenseigenen Kantine realisiert.
Hierbei bezahlt der Arbeitnehmer einen gewissen Eigenanteil, der jährlich über den amtlichen Sachbezugswert festgelegt wird. Damit sind die vergünstigten Mahlzeiten dann steuer- und sozialversicherungsfrei.
Die amtlichen Sachbezugswerte betragen 2019 folgende Werte:

  • Frühstück 1,77 Euro
  • Mittagessen oder Abendessen 3,30 Euro

Liegt der Eigenanteil des Arbeitnehmers unter diesen Beträgen, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Hierfür kann im Unternehmen entweder der persönliche Steuersatz angewendet oder eine Pauschalversteuerung von 25 % angesetzt werden. Über die Pauschalsteuer entstehen für den Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge.

Betreibt das Unternehmen keine eigene Kantine, kann ein Zuschuss zu den Mahlzeiten in Form von Restaurantschecks oder Essensmarken erfolgen. Hier werden Kooperationen mit günstig gelegenen Restaurants oder auch Lebensmittelläden seitens des Unternehmens eingegangen.

Das Unternehmen kann pro Mitarbeiter Essensgutscheine im Wert von max. 6,40 Euro pro Tag ausgeben. Der Betrag ergibt sich aus dem Bezugswert von 3,30 Euro und einem maximal zulässigen Zuschuss des Arbeitgebers in Höhe von 3,10 Euro.

Wird der Anteil des Arbeitnehmers in Höhe des amtlichen Bezugswertes geleistet, ist die Verpflegung grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei einer geringeren Zuzahlung durch den Arbeitnehmer wird die Differenz zum amtlichen Bezugswert meist mit dem Pauschalsteuersatz als geldwerter Vorteil versteuert.

Der Verpflegungszuschuss durch den Arbeitgeber kann, über das Jahr kumuliert, eine bemerkenswerte Erhöhung des Nettolohnes bedeuten, mit bis zu 1.408 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Dies wurde durch eine Studie eines Restaurantscheckanbieters festgestellt.

Ganz neu ist die digitale Essensmarke. Hierbei sind die Arbeitnehmer nicht an bestimmte Restaurants oder Läden gebunden, sondern können frei entscheiden, wo sie ihre Mahlzeiten wahrnehmen. Bei diesem Prinzip werden die Belege mit dem Smartphone abfotografiert und in der App mit dem vorgegebenen Essenszuschuss des Unternehmens verwaltet. Bei der monatlichen Abrechnung werden dann die Ausgaben in Höhe des Zuschusses erstattet.

Sachzuwendung betriebliche Krankenzusatzversicherung

Ein Unternehmer kann für seine Arbeitnehmer eine zusätzliche Krankenversicherung abschließen, die Sonderleistungen übernimmt, z. B. beim Zahnersatz oder im Krankenhaus.
Übersteigt die monatliche Zahlung des Unternehmens die 44 Euro Freigrenze nicht, so liegt nach Urteilen eine steuerbegünstigte Sachzuwendung vor. Die Beiträge bleiben damit steuer- und sozialversicherungsfrei.

Eine Rolle mit Coupons



Aufmerksamkeiten als besondere Sachzuwendung zu bestimmten Anlässen 

Aufmerksamkeiten sind Geschenke des Unternehmens an seine Arbeitnehmer, die zu einem besonderen Anlass gemacht werden. Dies wird steuerrechtlich separat zur normalen Sachzuwendung behandelt und folgt anderen Regeln. 
Aufmerksamkeiten als Geschenke können neben den Sachzuwendungen geleistet werden. Sie sind auf einen Betrag von 60 Euro pro Anlass begrenzt und können mehrfach – auch innerhalb eines Monats – geleistet werden. Beispielsweise können beim Arbeitnehmer eine Hochzeit und sein Geburtstag in den gleichen Monat fallen. Hier kann der Unternehmer zweimal Aufmerksamkeiten als Geschenke in Höhe von jeweils 60 Euro vergeben. Die anlassbezogenen Leistungen berühren die sonstigen Sachzuwendungen mit ihren Regeln nicht. Das wichtige Kriterium für Geschenke ist der Anlass. 

Neben den üblichen Anlässen wie Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes oder ein Mitarbeiterjubiläum, können Aufmerksamkeiten als Geschenke auch im Geschäftsbetrieb geleistet werden. Werden aufgrund aktueller Umstände im Unternehmen z. B. Überstunden mit langen abendlichen Einsätzen erforderlich, so kann der Unternehmer hier für die extra Verpflegung der Mitarbeiter sorgen und Pizza etc. und Getränke liefern lassen. Auch hier werden die Leistungen als Aufmerksamkeiten und Geschenke anerkannt, wenn der Freibetrag von 60 Euro pro Mitarbeiter nicht überschritten wird. 

Aufmerksamkeiten können sich auch als Geschenke in Form von Gutscheinen ausdrücken. Warengutscheine in einem bestimmten Wert und auch Gutscheine mit einem bestimmten Geldbetrag sind erlaubt, jedoch keine Bargeldauszahlungen als Geschenke. 

Sonderzuwendungen durch Maßnahmen der Gesundheitsförderung 

Eine Sonderkategorie bei den Zuwendungen sind Maßnahmen und Kurse der gesundheitlichen Förderung der Arbeitnehmer dienen. Hierbei kann der Unternehmer in Ergänzung zum Lohn Leistungen in Höhe von bis zu 500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter als Geschenke gewähren, die dann steuer- und sozialversicherungsfrei sind. 

Werden höhere Zuwendungen in diesem Bereich gewährt, so muss nur der Betrag, der die Freigrenze übersteigt, versteuert werden. Bei einem Arbeitswechsel des Arbeitnehmers darf der Freibetrag sogar zweimal ausgeschöpft werden, sowohl beim alten als auch beim neuen Unternehmen. 

Die Maßnahmen für die Förderung der Gesundheit sind jedoch definiert. Der Bund der Krankenkassen hat hierzu einen Leitfaden verfasst, der die förderungswürdigen Maßnahmen benennt, denen er Wert beimisst. Diese können z. B. sein:

  • Yoga- oder Sportkurse, die von anerkannten Fachleuten durchgeführt werden 
  • Massagen 
  • Kurse für die Stressbewältigung 
  • Ernährungskurse 
  • Raucherentwöhnungstrainings 

Anerkannt werden einzelne Maßnahmen als Geschenke, jedoch keine Mitgliedsbeiträge.

Immer steuerfrei können Unternehmen gesundheitsfördernde Zuwendungen als Geschenke gewähren, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen. Dazu gehören z. B. spezielle Berufsbekleidung oder technische Ausstattungen, die die Tätigkeit erleichtern, wie z. B. Telefone oder Laptops. Hier gelten keine Zuwendungsgrenzen. 

Ein Kind bei Schulaufgaben



Betreuungskosten für Kinder

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Betreuung von Kindern, die noch nicht schulpflichtig sind, sind diese Zuwendungen ohne jede Freigrenze immer steuer- und sozialversicherungsfrei. Hier kommt die Übernahme oder Beteiligung an Kosten für Kindergärten, Kitas oder auch Tagesmütter in Frage.

Die Zuwendung muss jedoch zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und der Arbeitnehmer muss die Originalbelege für die Betreuungskosten beim Arbeitgeber vorlegen. Das Unternehmen vermerkt seinen Zuschuss auf den Rechnungen und der Arbeitnehmer kann die selbst getragene Differenz dann als Sonderausgabe in der Steuererklärung geltend machen.

Neben den generellen Zuwendungen für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder können in Sonderfällen auch andere kurzfristige Kinderbetreuungen oder die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen vom Arbeitgeber bezuschusst werden.
Dies kann jährlich vom Unternehmen in Höhe von maximal 600 Euro geleistet werden und ist dann auch steuer- und sozialversicherungsfrei. Möglich ist dies z. B. in besonderen Arbeitssituationen, in denen der Arbeitnehmer durch eine besonders zeitaufwändige Projektarbeit seine Betreuungsfunktion im familiären Umfeld nicht wahrnehmen kann. Auch bei dieser Form der Betreuungsunterstützung müssen Originalbelege beim Arbeitgeber über die entstandenen Kosten vorgelegt werden.

Neben der Bezuschussung der Betreuung kann der Arbeitgeber auch bei der Suche nach geeigneten Betreuungsmöglichkeiten helfen und z. B. Kosten für Vermittlung von Betreuungen übernehmen. Dies gilt für die Betreuung von Kindern unter 14 Jahren oder Kindern mit Behinderung.

Dienstwagen – ein Sonderfall bei den Sachzuwendungen

Ein Dienstwagen, der auch privat genutzt werden kann, gehört zu den liebsten Anreizen der Zuwendungen. Für die private Nutzung muss der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil versteuern und auch Sozialabgaben zahlen. Der geldwerte Vorteil kann auf zweierlei Art ermittelt werden:

  • Durch die 1-Prozent-Regel:
    Hierbei wird die Versteuerung mit monatlich 1 Prozent des Fahzeugpreises (Bruttolistenpreis) angesetzt.
  • Durch ein Fahrtenbuch:
    Hierbei wird die individuelle private Nutzung ermittelt und versteuert. Das Fahrtenbuch unterliegt dabei genauen Regeln für die Aufzeichnung.

Seit 2019 ist ein überlassenes Dienstfahrrad grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei und auch privat nutzbar. Dies gilt immer dann, wenn das Dienstrad zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Eingeschlossen in die Regelung sind auch Elektrofahrräder, die bis zu 25 km/h fahren können. Die Steuerbefreiung der Diensträder ist zunächst bis 2021 befristet.

Leistungsstärkere Elektrofahrräder werden jedoch weiterhin wie Dienstwagen behandelt, mit den gleichen Bewertungsmöglichkeiten zur Ermittlung des geldwerten Vorteils und der entsprechenden Besteuerung.

 

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