Besonders für Gründer*innen ist Zeit ein äußerst kostbares Gut. Eine möglichst effiziente Zeitnutzung macht nicht selten den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Business aus.
Startups stehen allerdings oft nur sehr begrenzte Ressourcen zur Verfügung, weshalb es wichtig ist, dass die Gründer*innen Arbeitsabläufe optimieren und unnötige Zeitfresser vermeiden. Der folgende Artikel liefert einige bewährte Tipps, mit denen sich im Geschäftsalltag viel wertvolle Zeit einsparen lässt.
Eine einfache und effektive Möglichkeit, Zeit zu sparen, ist zum Beispiel der Umstieg auf den elektronischen Versand von Briefen. Traditionelle Postwege gestalten sich auch heute noch sehr zeitaufwendig und dabei auch verhältnismäßig kostenintensiv.
Die Möglichkeit, elektronisch Briefe versenden zu können, erlaubt es, Dokumente schnell und sicher online zu verschicken. Dadurch reduziert sich nicht nur der administrative Aufwand, sondern es lassen sich außerdem Porto- und Materialkosten sparen. Zudem ermöglicht es eine schnellere Kommunikation und Bearbeitung, was besonders in dringenden Angelegenheiten von Vorteil ist.
Ein gut organisiertes Aufgabenmanagement stellt eine der wichtigsten Grundpfeiler dar, um den Überblick im laufenden Betrieb zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen.
Spezielle Tools helfen heutzutage dabei, Aufgaben zu strukturieren und Projekte möglichst effizient zu verwalten. Durch die Nutzung dieser Plattformen können Aufgaben delegiert, Fortschritte verfolgt und Deadlines überwacht werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Team und sorgt außerdem dafür, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden.
Die Automatisierung von wiederkehrenden Geschäftsprozessen bringt erhebliche Zeitersparnisse mit sich. Auch in diesem Zusammenhang stehen innovative Werkzeuge zur Verfügung, die es ermöglichen, verschiedene Anwendungen smart miteinander zu verknüpfen und somit repetitive Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Beispielsweise können eingehende E-Mails automatisch in eine Aufgabenliste übertragen oder Kundendaten direkt in ein CRM-System importiert werden. Diese Automatisierungen reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben und minimieren gleichzeitig das Risiko von Fehlern.
Cloud-Dienste bieten eine flexible und skalierbare Lösung für die Speicherung und den Austausch von Daten. Die entsprechenden Plattformen ermöglichen, dass auf wichtige Dokumente von jedem Ort zu jeder Zeit Zugriff besteht.
Dadurch wird die Teamarbeit maßgeblich optimiert, insbesondere wenn Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Darüber hinaus bieten die Cloud-Dienste in der Regel automatische Backups und wichtige Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten.
Ein effektives Zeitmanagement erfordert vor allem die Fähigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die Eisenhower-Matrix stellt zum Beispiel eine bewährte Methode dar, wenn es darum geht, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Durch die Anwendung dieser Methode können Gründer*innen sicherstellen, dass sie ihre Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Weniger dringende oder unwichtige Tätigkeiten lassen sich dann entweder delegieren oder komplett eliminieren.
Nicht alle Aufgaben müssen von den Gründern selbst erledigt werden − dies müssen jedoch viele von ihnen erst einmal lernen.
Das Outsourcing bestimmter Aufgabenbereiche kann wertvolle Zeit freisetzen. So können sich die Gründern voll und ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Die Buchhaltung, das Marketing oder der IT-Support sind typische Bereiche, die oft an externe Dienstleister ausgelagert werden.
Daneben sollten Gründer*innen lernen, innerhalb ihres Teams Aufgaben effektiv zu delegieren, um die Arbeitslast zu verteilen. Letztendlich steigert dies nämlich die Produktivität.
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