Ein Datenarchiv, welches über eine Internetverbindung zugänglich ist, wird auch als virtueller Datenraum bezeichnet. Häufig wird für diesen auch der englische Ausdruck Virtual Data Room genutzt, welcher als VDR abgekürzt wird.
In einem Datenraum sind sensible Daten enthalten. Er bietet die Möglichkeit, diese Daten von jedem Ort zu jeder Zeit einzusehen und zu bearbeiten. Deutsche Datenräume für Behörden überzeugen beispielsweise durch vielfältige Vorteile.
Wie sich diese Vorteile im Detail gestalten und für welche Bereiche die Nutzung eines Datenraums besonders empfehlenswert ist, erklärt dieser Artikel.
Unter einem virtuellen Datenraum ist eine besondere Art der Cloud-Lösung zu verstehen. In dieser können vertrauliche Daten von Unternehmen auf digitalem Weg gespeichert und versendet werden. In früheren Zeiten existierte ein solcher Datenraum vor allem auf physischer Ebene – in diesem wurden die Daten dann in Papierform an einem festen Ort zur Verfügung gestellt.
Durch die immer weitreichendere Prozessdigitalisierung und die global ausgerichteten Wirtschaftsmärkte hat sich die Situation jedoch verändert: heute lösen die virtuellen die physischen Datenräume nahezu vollkommen ab. Besonders Unternehmen, die in einem internationalen Kontext agieren, profitieren bei übergreifenden Projekten von einem virtuellen Datenraum, denn Dokumente, die zeitkritische oder sensible Informationen enthalten, können durch eine VDR unterschiedlichen Parteien einfach, unkompliziert und sicher zugänglich gemacht werden.
Der virtuelle Datenraum kann entweder über eine spezielle VDR-Anwendung oder einen Web-Browser erreicht werden.
In vielen Unternehmen zeichnet sich der Geschäftsalltag durch den Umgang mit vertraulichen Daten aus. Besonders Unternehmen aus dem Bereich der Mergers & Acquisitions, der Immobilienwirtschaft und dem Finanzsektor, welche ihr Dokumentenmanagement und ihre Transaktionen in der Vergangenheit manuell auf Papier ausgeführt haben, profitieren von der Nutzung eines virtuellen Datenraums. Mit virtuellen Datenräumen lassen sich beispielsweise Private Equity Projekte oder das Syndizieren von Krediten realisieren.
Bei dem Thema der virtuellen Datenräume stehen stets Daten oder Transaktionen im Fokus, die sensible Informationen umfassen. Dadurch, dass sämtliche Dokumente digitalisiert werden, kann viel Zeit eingespart und Ressourcen können effektiv geschont werden. Auf die wichtigen Daten können, abhängig von dem individuellen Projekt, stets alle beteiligten Parteien zur gleichen Zeit zugreifen.
Typische Anwendungsszenarien der virtuellen Datenräume bestehen zum Beispiel in der Kommunikation mit dem Vorstand, der Dokumentation von Immobilien und den Mergers & Acquisitions.
Die wichtigste Aufgabe einer Software, die das Datenmanagement in Form eines virtuellen Datenraums realisiert, besteht darin, Daten effizient zu verwalten und diese im Zuge dessen sicher aufzubewahren.
In der Regel werden in den virtuellen Datenräumen von den Nutzer:innen äußerst sensible Daten zur Verfügung gestellt. Daher stellt die oberste Priorität bei VDR-Anwendungen die Datensicherheit dar. Für einen zuverlässigen Schutz können in diesem Zusammenhang zum Beispiel dynamische Wasserzeichen, eine sichere Anmeldung, besondere Verfahren zur Authentifizierung oder örtlich und zeitlich begrenzte Zugänge sorgen.
In vielen Unternehmen wird auch heute noch der Umgang mit sensiblen Daten unterschätzt. Dabei kann ein Datenverlust dazu führen, dass die geschäftliche Beziehung zwischen den involvierten Parteien scheitert und es darüber hinaus zu weitreichenden rechtlichen Konsequenzen kommt.
Virtuelle Datenräume müssen daher die obligatorische Anforderung einer hohen Datensicherheit grundsätzlich erfüllen. Diese Eigenschaft sollte stets das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines passenden Datenraum-Anbieters darstellen.
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