Im Wettbewerb um junge Talente und erfahrene Fachkräfte werben Unternehmen neben einem guten Monatseinkommen und angenehmen Betriebsklima oft auch mit einer “Work-Life-Balance”. Die Unternehmen gehen zunehmend nicht nur auf Urlaubswünsche oder die Anforderung der Kinderbetreuung ein, sondern bieten Arbeitszeitmodelle an, die über die Auswahl zwischen voller Arbeitszeit und Teilzeit hinausgehen.
Diese Flexibilität und dieses Entgegenkommen findet allerdings nur Akzeptanz bei den Eigentümern sowie der eigenen Belegschaft, wenn es trotzdem gerecht und nachvollziehbar zugeht. So müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet und mit den gültigen bzw. abgeschlossenen Verträgen abgeglichen werden. Zudem gibt es ein ziemlich dichtes Regelwerk an Bestimmungen über maximale Arbeitszeit oder die Abgeltung von Normalarbeitszeit und/oder Überstunden.
Die Zeiterfassung als Nachweis- und Berechnungstool erspart damit so manche unnötige Diskussion darüber, ob sich der Arbeitgeber nicht doch irgendwie einen Vorteil verschafft haben könnte oder ob die Abrechnungen transparent und fair zugleich sind. Möglichkeiten zum Tracken der Zeit gibt es sowohl für stationäre Arbeitsplätze, als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Kundenterminen oder vor Ort.
Noch vor einigen Jahren hatten insbesondere neue oder kleine Betriebe keine Zeiterfassung, sondern rechneten nach Vertrauensarbeitszeit oder einer für alle gleichen Arbeitszeit ab. Nach dem Motto: Im Büro ist die Arbeitszeit immer von 08:00 Uhr bis Mittagspause und endet abends immer zur selben Uhrzeit.
In der Folge verloren die Unternehmen sehr viel an Flexibilität und belasteten sich mit Kosten, auch wenn die Auftragslage im Saisonverlauf stark schwankte. In Phasen niedriger Nachfrage konnte die Stundenanzahl und die entsprechende Kostenbelastung nicht reduziert werden. In Zeiten sehr hoher Nachfrage stand dann kein Kontingent an angesammelten “Minusstunden” zur Verfügung, welches aufgebraucht werden konnte.
Stattdessen müsste ein Unternehmen ohne Zeiterfassung die Mitarbeiter/innen bitten, über die feste Arbeitszeit hinaus gegen Zuschlag zu arbeiten. Jede Stunde Mehrarbeit wäre dann mit hohen Kosten belastet, anstatt dass die Arbeitszeit gemäß dem Nachfrageverlauf “atmen” kann.
Nur dank der Arbeitszeiterfassung lassen sich flexible, kostensparende und gleichzeitig den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegenkommende Zeitmodelle verwirklichen.
Insbesondere in sehr personalintensiven Branchen sollten Sie abgesehen von den gesetzlichen Regelungen oder den Anforderungen eines Tarifvertrags das Zeiterfassungssystem als Alleskönner nutzen.
Denken Sie an Tätigkeiten, bei denen Sie eine bestimmte – und nachweisbare – Stundenzahl einem oder mehreren Kunden zurechnen möchten oder müssen. Beispielsweise weil jeder einzelne Kunde nur die Anwesenheitszeit plus eine Anfahrtspauschale und ggf. Ersatzteile bezahlen muss.
Dann würden Sie zusätzlich zu den “Standardkategorien” Arbeitsbeginn/Arbeitsende bzw. Mittagspausen-Beginn/Ende auch die Ankunfts- und Abfahrtszeit beim jeweiligen Kunden notieren. Dann erhalten Sie folgende Kalkulationsgrundlagen einfach durch die gründliche Bestandsaufnahme:
Die Zeiterfassung spart Geld und Kosten weil dieselben Zeiträume nicht mehrfach erfasst werden müssen. Sondern ein Eintrag quasi mehrfach genutzt werden kann für Kalkulation/Projektabrechnung, Lohnbuchhaltung, interne Kostenrechnung sowie auch Benchmarking.
Die Synergien bzw. Kosteneinsparungseffekte können Sie als Gründer mit klassischen Systemen, die auf einem “Mainframe” bzw. Firmencomputer laufen, nutzen. Die “Ein- und Ausstempel”-Informationen würden dann an dezentralen Erfassungsterminals gesammelt werden und dann zentral verarbeitet. Die in verschiedenen Werken bzw. Bürogebäuden vorhandenen Terminals würden dabei auf eine gemeinsame bzw. einheitliche Zeiterfassungs-Datenbank zugreifen. Lediglich die Bearbeiter der Personalabteilung könnten dann manuell Änderungen vornehmen.
Zeiterfassungs-Systeme können aber auch so gestaltet werden, dass sie den Fokus auf die mobile Generation oder auch das Home Office legen würden. Dann würde der Gründer eine Online-Lösung auswählen, die über das Internet bzw. IP-basiert ganz unabhängig vom aktuellen Standort bzw. der Lokation funktionieren würde.
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