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ERP-System für Gründer. Sinnvolles Investment oder viel zu früh?

Die meisten Gründer gehen sehr bedacht mit ihren Finanzen um. Nur nicht zu viel investieren. Nur nicht zu viel Geld ausgeben. Lieber einiges günstig in Eigenregie erledigen, anstatt die Gründerkasse zu belasten. Im Grunde genommen ist dieser Ansatz auch der Richtige, aber nun folgt das „Aber“. Ein Investment in der Gründerzeit kann die Gründerkasse belasten, aber es kann auch Ressourcen des Gründers freischaffen, wenn beispielsweise in Personal investiert wird. Ein Investment – beispielsweise in ein ERP-System – kann den Betrieb auf „ordentliche“ Beine stellen. Was die Anschaffung eines ERP-Systems bedeuten kann, zeigt dieser Ratgeber.

Bild: © geralt, pixabay.de
Gründer neigen dazu, jeden Teil ihres Unternehmens in Eigenregie stemmen zu wollen. Das ist verständlich. Wer die systemische Steuerung behalten will, der ist mit dem Investment in ein ERP-System gut beraten.

ERP bedeutet: Geschäftsressourcen sinnvoll planen

Dieser Ansatz ist wortwörtlich zu verstehen, denn die drei Buchstaben ERP stehen für Enterprise Resource Planing, also: Geschäftsressourcenplanung. Die Einsatzmöglichkeiten eines ERP-Systems sind groß. Unabhängig von Branche und Gründeridee geht es immer darum, betriebliche Faktoren so zu arrangieren, dass sie effizient, planbar, steuerbar und kontrollierbar sind – und das möglichst einfach. Bei einem ERP-System lediglich an die Warenwirtschaft zu denken, wäre eine deutliche Einschränkung des Systems, denn die meisten ERP-Systeme können vielmehr.

ERP-Systeme können das Gründerdasein buchstäblich unterstützen

An dieser Stelle wird der entscheidende Faktor deutlich: Es gibt nicht nur ein ERP-System, sondern ganz unterschiedliche Systeme, die für große und kleine Betriebe und für verschiedene Branchen bestens geeignet sein könen. Die Theorie sieht zwar vor, dass ein ERP-System branchenübergreifend anwendbar sein sollte, aber: Wer als Gründer nach einem ERP-System Ausschau hält, das bereits eine Branchenlösung vorhält, spart sich Geld. Warum das so ist, liegt am Vorgang des Customizings, sprich: An der Anpassung des Systems an die Prozesse im Unternehmen.

Nun wird auch deutlich, warum ein ERP-System, das direkt in der Gründerzeit die Prozesse ordentlich aufgleist, zumeist eine gute Investition sein kann: Wer sich an den vorgegebenen Prozessmatrizen eines ERP-Systems orientiert, bedient sich damit an einer bewährten Prozessstruktur, ohne sich diese mühsam und in Eigenregie selbst aufbauen zu müssen. Hier ein Kniff und da ein Kniff und schon ist das System eben das, was der Gründer benötigt.

Bild: © geralt, pixabay.de
Ein ERP-System kann zum Dashboard aller wichtigen Themen
und Vorgänge im Start up werden.

Diese Bereiche decken gängige ERP-Systeme ab

Im ERP-Ratgeber ist die Rede von wahrlich kryptischen Abkürzungen: CRM, FIBU, PPS und WAWI steht hier geschrieben. Was sich dahinter verbirgt, zeigen die folgenden Erklärungen.

  • CRM steht als Abkürzung für Customer Relationship Management und damit für alle Themen rund um den Kunden. Im Detail können hier Prozesse abgebildet werden, die aus diesen Bereichen stammen: Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Rechnungswesen, E-Commerce, Einkauf, Vertrieb/Marketing, Controlling, Personalwesen.
  • WAWI steht als Abkürzung für Warenwirtschaftssystem. Dahinter verbergen sich einzelne Bereiche wie etwa Verkauf (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung), Fakturierung, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Einkauf und Lagerhaltung.
  • FIBU ist die Abkürzung für die Finanzbuchhaltung, welche das finanzielle Herz des Unternehmens bildet. Alle Geschäftsvorfälle finanzieller Natur fallen in diese Rubrik. Eng verwoben damit sind nicht nur Buchungen und Fakturierungen, sondern auch das Rechnungswesen und das Controlling.
  • PPS beschreibt ein System der Produktionsplanung und Steuerung. Ziel ist eine effiziente Prozessplanung, die transparent ist, Kosten und Ressourcen spart und dabei noch die Qualität positiv beeinflusst.

Möglich wäre es natürlich, für jeden Aufgabenbereich eine Software zu nutzen. Sinnvoller ist es aber, sich für eine Software zu entscheiden, in der die unterschiedlichen Bereiche miteinander kommunizieren können.

Diese ERP-Anbieter gibt es am Markt

Der in Deutschland am häufigsten vertretene Anbieter ist SAP. Auch Oracle, Sage, Microsoft, Datev, Infor und andere Namen kursieren am Markt. Rein technisch wird unterschieden in sogenannte On-Premise-Software. Hinter diesem Fachbegriff verbirgt sich Software, die der Gründer als Lizenzprodukt bekommt und nutzen kann. Eine andere technische Möglichkeit ist die Software-as-a-Service-Lösung, bei denen die Software nicht erworben, sondern gemietet wird. Sie punktet vor allem mit einer großen Benutzerfreundlichkeit. Auch Mischvarianten sind mittlerweile erhältlich.

Welches ERP-System ist das Passende? Diese Faktoren können entscheidend sein

Wer sich als Gründer grundsätzlich dafür entschieden hat, mit einer Prozessmatrix eines ERP-Systems ins Abenteuer Unternehmen zu starten, hat die Qual der Wahl, denn: Wie bereits erläutert, gibt es ganz unterschiedliche Systeme am Markt. Um herauszufinden, welches das Passende ist, können diese Entscheidungskriterien Ihnen vielleicht weiterhelfen:

Bild: © geralt, pixabay.de

  1. Die perfekte Lösung gibt es nicht.
    Wer nach einem passenden ERP-System Ausschau hält, sollte sich von der Idee verabschieden, die perfekt passende Lösung zu finden. Es gilt immer Abstriche zu machen, aber: Für einen Gründer ist es noch einfacher ein ERP-System zu finden als für ein bereits bestehendes Unternehmen, denn eben diese haben bereits Strukturen und Prozesse, die sie sicherlich ein Stück weit neu gestalten müssen.
  2. Flexibilität oder Funktionalität?
    Natürlich erscheint es verlockend, am Programm nach Herzenslust schrauben zu können, aber genau das birgt auch Gefahren. Klar ist: Funktionalität und Flexibilität sind die wichtigsten Eigenschaften eines ERP-Systems. Beides zu bekommen, ist hingegen schwer, denn perfekt ausgetüftelte Funktionen sind nicht im Handumdrehen programmiert und schränken damit die Flexibilität ein. Zudem bringt jede Form der Ausbaufähigkeit auch ein Maß an Komplexität mit, das das Handling erschweren könnte.
  3. Profi oder Nischenanbieter?
    Eine gut durchdachte Nischenlösung kann ein guter Ansatz für einen Gründer sein, wenn die Funktionalitäten auf Sicherheit gebaut wurden. Das heißt: Natürlich ist es ein Risiko auf einen Nischen-Newcomer zu setzen. Wenn dieser aber eben genau die Nischenlösung anbietet, dann ist dies dennoch eine Überlegung wert, wenn die Datenbank-Basis so angelegt ist, dass im schlimmsten Fall nur die Software, nicht aber die Daten verloren sind.

 

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