Effizienz, Flexibilität und Service machen eine gute Eventplanung aus. Der besondere Anlass des Kunden wird zur Herzensangelegenheit für den Eventplaner. Der Auftraggeber lädt ein, der Planer macht den Rest. Er gibt sein Bestes, alle Wünsche und Vorstellungen zur vollsten Zufriedenheit des Kunden zu erfüllen und bringt aus Erfahrung gewonnene Ideen mit ein, wenn dieser nicht weiter weiß.
Um die Rahmenbedingungen zu klären, lädt der Eventplaner zum Gespräch ein. Es wird besprochen, um welche Art von Event es sich handelt, aus wie vielen Personen die Gesellschaft bestehen wird und wie der Kunde sich den Ablauf vorstellt. Das Budget wird festgelegt, auf dessen Grundlage der Eventplaner die Feier ausrichten wird. Es wird ein Zeitrahmen für das Event besprochen. Gibt es ein Open End oder ist zu einer bestimmten Uhrzeit Schluss? Ist ein Empfang gewünscht oder setzen die Gäste sich direkt nach Eintreffen? Eine Location muss ausgewählt werden.
Der Planer unterbreitet diverse Vorschläge, die an das Event angepasst sind. Hochzeit, Preisverleihung, Business- Veranstaltung oder sogar eine Einladung zum Kindergeburtstag er kennt den perfekten Ort für jede Veranstaltung. Sollte bereits eine Location vorhanden sein, braucht der Planer Informationen zur Größe und Beschaffenheit des Raumes. Es ist ein Leichtes für ihn, ein Privatgrundstück zum Festgelände umzufunktionieren oder das Foyer eines Museums für ein Galadinner herzurichten. Wie soll die Verköstigung ablaufen? Je nach Art der Veranstaltung gibt es die Möglichkeit, vorab ein mehrgängiges Menü zu wählen. Sollen die Gäste am Tisch sitzen oder sich frei im Raum bewegen? Wird es ein gesetztes Menü, ein Flying Dinner oder gibt es Frontcooking Stationen? Welche Getränke sollten serviert werden?
Oftmals gibt es Dinge, die der Gastgeber selbst organisieren möchte. Der Eventplaner sollte Auskünfte und Tipps zu Musikern oder einer Seite im Web geben können, auf der man beispielsweise Hochzeitskarten individuell gestalten kann. Auch bei anderen Unklarheiten muss der Profi Rede und Antwort stehen. Ist ein Probeessen oder eine Weinverkostung wichtig für den Kunden, sprechen Sie einen Termin ab. Als Planer fragt man nach diversen Lebensmittelunverträglichkeiten und Gästen, die einen vegetarischen oder veganen Lebensstil verfolgen. So gibt es keine bösen Überraschungen während der Veranstaltung.
Es darf keine Unklarheiten geben. Sämtliche Fragen bezüglich des Events und der Gäste müssen beantwortet sein.
Jetzt startet die eigentliche Arbeit des Eventplaners. Möblierung und Dekoration wird bestellt, ein Cateringunternehmen beauftragt, Service- und Barpersonal wird gebucht. Im Falle einer Kombination aus Event- und Cateringfirma gilt es außerdem, Köche zu verpflichten, Geschirr und Gläser zu mieten und gegebenenfalls Tischwäsche zu ordern. Nicht nur der Gastraum muss arrangiert werden. Gibt es in der Location keine Möglichkeit, warme Speisen herzustellen, ist der Aufbau einer provisorischen Küche nötig. Auch Kühltruhen und Eiswürfel sind unerlässlich. Ein Logistiker nimmt sich des Transportes sämtlicher Geräte an. Stellt der Kunde die Örtlichkeit, muss sie besichtigt werden. Ist es erforderlich, den Fußboden mit Auslegeware zu verkleiden, sollen bestimmte Teile des Raumes nicht sichtbar sein, wie ist die Stromversorgung geregelt- all das muss für einen erfolgreichen Ablauf gesichert sein.
Der Eventplaner erstellt vorab ein sogenanntes Function Sheet, einen Ablaufplan, an den sich alle Angestellten halten müssen. Es gibt Zeitvorgaben und Stellpläne für den Aufbau von Küchengeräten und Möblierung für den Gastraum. Es ist vorgegeben, wie die Tische eingedeckt werden und wie dekoriert wird. Der Eventplaner hat alles im Blick, beantwortet Fragen und ist immer da, wo Not am Mann ist. Der Aufbau ist fertig, das Briefing des Servicepersonals folgt. Die ersten Gäste treffen ein- die Veranstaltung beginnt.
Hochkonzentriert und flexibel bei unangekündigten Programmpunkten, wie einer Rede die spontan gehalten wird, koordiniert der Eventplaner das gesamte Personal und sorgt dafür, dass die Veranstaltung perfekt abläuft. Danach leitet er den Abbau und die Aufräumarbeiten an. Die Vorstellungen des Kunden umzusetzen muss äußerste Priorität für den Planer haben. Nur das garantiert, die Veranstaltung des Auftraggebers in Perfektionismus erstrahlen lassen zu können. Ein Feedback einzuholen ist unerlässlich.
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