In vielen Branchen ist Kundenkommunikation das A und O. Die Qualität der Kundenkommunikation entscheidet oft über wirtschaftlichen Erfolg und Misserfolg, denn meist möchten die Leute am liebsten dort kaufen, wo ihnen freundlich, professionell und zuvorkommend begegnet wurde – Menschen sind soziale Wesen und das Zwischenmenschliche wirkt darum meist wesentlich stärker auf uns als jeder Fakt oder Rabatt. Aber gerade für kleine Unternehmen, die nur wenige Mitarbeitende haben (oder die sogar nur aus einer einzigen Person bestehen), kann es knifflig sein, eine solide Kundenkommunikation auf die Beine zu stellen – insbesondere, wenn das eigene Fachgebiet nicht im Bereich IT liegt.
Basal für jede Kundenkommunikation sind in der heutigen Zeit Telefon und E-Mail. Eine eigene Website ist zwar kein Kommunikations-Tool an sich, sondern dient eher dazu, Kund:innen das eigene Geschäft vorzustellen. Dennoch ist sie wichtig für die Kommunikation, denn für viele ist sie die Anlaufstelle, um mögliche Kommunikationswege mit Ihnen in Erfahrung zu bringen. Achten Sie darum unbedingt darauf, im Menü Ihrer Website die Unterseite “Kontakt” anzubieten, die alle Wege der Kontaktaufnahme mit Ihnen zusammenfasst.
Eine Telefonnummer hat so gut wie jeder, und ja, bevor alle Stricke reißen, können Sie einfach Ihre private Handynummer für die Kommunikation mit Ihrem Kund:innen angeben. Ideal ist das allerdings nicht. Besser ist eine separate Nummer für Geschäftliches, sodass Sie nicht gezwungen sind, Ihr Privatleben andauernd mit dem Business zu vermischen. Die Möglichkeit, die Arbeit nach Feierabend komplett hinter sich lassen zu können, ist wichtig für Psyche und Work-Life-Balance. Ein zusätzliches Handy mit Handyvertrag, das Sie als Diensthandy verwenden können, kann also eine kluge Investition sein. Vergessen Sie nicht , sich um eine passende Bandansage zu bemühen, die abgespielt wird, wenn man Sie außerhalb Ihrer Geschäftszeiten anruft.
Um professionell wirkende E-Mails versenden zu können, sollten Sie …
Natürlich sollte bei jeder E-Mail, die Sie versenden, die offizielle Form gewahrt werden (d. h. Sie sollten auf eine angemessene Anrede und Verabschiedung achten und in vollen, orthografisch richtigen Sätzen schreiben).
Neben den beiden Grundpfeilern einer soliden Kundenkommunikation – Telefon und E-Mail – gibt es natürlich noch unzählige weitere Arten, wie Sie und Ihre Kund:innen miteinander in Kontakt treten können. Beliebt sind zum Beispiel auch Kontaktformulare auf der Website, Newsletter oder Kontakt über Messengerdienste. Allerdings sollten Sie nicht einfach blind Kontaktmöglichkeiten einrichten, sondern sich fragen, ob dieser konkrete zusätzliche Kanal, der Ihnen vorschwebt, auch einen Mehrwert hat – andernfalls machen Sie sich nur unnötige Arbeit.
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