Wer ein eigenes Unternehmen gründet oder übernimmt, nimmt auch eine Menge Papierkram auf sich. Die deutsche Gesetzgebung schreibt (zu Recht) eine sehr genaue Buchführung vor. Relativ strenge Regeln diktieren den Rahmen für Rechnungen und Gehälter. Nicht umsonst beschäftigen größere Unternehmen in der Regel eigene Angestellte, die diese Aufgaben übernehmen. Kleinere Unternehmer:innen müssen diese Aufgaben aus Kostengründen jedoch selbst übernehmen – oder eine andere, kostengünstigere Lösung finden.
Outsourcing – das heißt das Übertragen spezifischer, zu erledigender Aufgaben an externe Dienstleister mit entsprechender Spezialisierung – wird immer beliebter. Auch verwaltungstechnische Aufgaben können Sie inzwischen outsourcen. Bei manchen Modellen übernimmt das externe Unternehmen dabei nur bestimmte Aufgaben, die formal jedoch weiter in Ihrem Namen geschehen, beispielsweise beim Abrechnungsservice für Zahnärzt:innen. In anderen Fällen werden aktenintensive Schritte des Arbeitsalltags komplett und dauerhaft an andere Unternehmen übertragen, beispielsweise beim Verkauf von Rechnungsposten an darauf spezialisierte Unternehmen. Welche Lösungen für Sie konkret in Frage kommen, hängt davon ab, welche Tätigkeiten Ihr Unternehmen zu erledigen hat und welche dieser Tätigkeiten Sie gerne zukünftig an ein anderes Unternehmen übertragen möchten.
Wenn Outsourcing für Sie nicht in Frage kommt, kann eine benutzerfreundliche Fach-Software die Antwort sein. Aufgaben der Buchhaltung und Rechnungsstellung sind zwar eine kleine Wissenschaft für sich, doch mit der richtigen Software kann sie so gut wie jede:r erledigen. Wenn Ihr Unternehmen nicht als Pionier in einer bislang nur spärlich abgedeckten Marktnische tätig ist, stehen die Chancen sogar sehr gut, dass es entsprechende Software explizit für Ihre Branche gibt. Die Hersteller von Software-Systemen zur Erleichterung verwaltungstechnischer Tätigkeiten sind in der Regel stets bemüht, ihr Produkt an die aktuellen gesetzlichen Regelungen anzupassen und dabei für die Anwender:innen so einfach wie möglich zu halten.
Vielleicht kommen für Ihren speziellen Fall weder Outsourcing noch spezialisierte Software in Frage und Ihnen bleibt nichts anderes übrig, als das Papierkram-Problem mit Know-How im eigenen Unternehmen zu lösen. In einem solchen Fall kann es Sinn machen, in eine entsprechende Weiterbildung zu investieren. Diese Weiterbildung können Sie entweder selbst absolvieren, um die Aufgabe zukünftig selbst in Ihrem Unternehmen zu erledigen, oder aber Sie ermöglichen die Weiterbildung für eine:n geeignete:n Mitarbeiter:in.
Weiterbildungen werden oft gefördert. Informieren Sie sich am besten im Vorfeld, welche Förderungen, Stipendien, oder auch konkreten Kursangebote Ihnen zur Verfügung stehen. Unter Umständen können Sie Kurse von staatlicher Seite für eine geringe Gebühr oder gar umsonst in Anspruch nehmen; Bezuschussungen und Steuererleichterungen können zusätzlich für finanzielle Entlastung sorgen.
Idealerweise erhalten Sie (bzw. Ihr:e Mitarbeiter:in) am Ende der Weiterbildung ein anerkanntes Zertifikat, das die neuen Kenntnisse formal bestätigt. Wichtiger als dieser Nachweis ist jedoch, dass das nötige Wissen um die sachgemäße Bewältigung verwaltungstechnischer Aufgaben nun in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Vielleicht können Sie in mittel- bis langfristiger Zukunft ja sogar unternehmensintern schulen, um noch mehr Mitarbeitende für die lästigen, aber wichtigen Verwaltungsaufgaben zu schulen.
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